Les informations qui ont été réunies ici à l'intention des organisateurs professionnels de congrès (OPC) sont utiles pour tous les organisateurs de réunions et de conférences.

Collaboration avec les OPC

Quand un organisme ou une institution doit organiser une conférence ou un congrès important, il fait en général appel à un organisateur professionnel de congrès (OPC) qu'il charge des aspects logistiques de la conférence. Quand il s'agit d'un congrès organisé dans plusieurs langues, l'OPC peut ainsi être amené à s'occuper de l'interprétation.

Pour vous aider à organiser tous les aspects relatifs à l'interprétation, AIB vous propose les conseils suivants :

La profession d'interprète, tout comme celle des avocats, des dentistes, des architectes ou des consultants, est une profession libérale. Les interprètes ont chacun une combinaison linguistique, un bagage culturel et une expérience professionnelle qui leur sont propres. Trouver les interprètes les plus adéquats pour chaque occasion, savoir quelles sont les combinaisons linguistiques nécessaires et négocier des contrats avec chaque interprète est une tâche délicate et complexe.

AIB peut vous simplifier la tâche. Il vous suffit de nous téléphoner ou de compléter le formulaire en ligne afin de nous transmettre toutes les informations relatives à la conférence ou au congrès que vous devez organiser. Un interprète-conseil d'AIB vous proposera de s'occuper, en collaboration avec vous, de tous les aspects relatifs à l'interprétation.

Les informations dont nous avons besoin pour monter une équipe d'interprètes et vous proposer un devis sont les suivantes :

- Les dates exactes auxquelles l'interprétation sera requise (car elles peuvent ne pas couvrir toute la durée du congrès ou de la conférence).

- Les langues qui seront parlées par les intervenants et les langues vers lesquelles l'interprétation sera nécessaire car elles peuvent ne pas coïncider (les langues parlées peuvent être, par exemple, l'anglais, le français et l'espagnol avec interprétation uniquement en espagnol et en anglais).

- Le pourcentage de participants s'exprimant dans chacune des langues, afin de déterminer au mieux la composition de l'équipe d'interprètes.

- Le sujet du congrès ou de la conférence (certains interprètes sont en effet spécialisés dans des domaines techniques particuliers).

- Le lieu du congrès ou de la conférence.

- Le programme provisoire, afin de prévoir la charge de travail et vérifier si, pour certaines journées, la présence des interprètes de conférence n'est pas nécessaire (pour les excursions par exemple).

- Le type de congrès ou de conférence (communications depuis la tribune, tables rondes, débats faisant intervenir tous les participants, etc.).

- Le nombre de séances éventuellement organisées en parallèle, afin de déterminer si plusieurs équipes d'interprètes sont nécessaires.

Sur la base des informations que vous nous aurez transmises, nous vous préparerons un devis et vous proposerons une équipe d'interprètes répondant au mieux à vos besoins.

Pour votre tranquillité, nous vous proposerons de signer un contrat-cadre avec AIB et nous préparerons les contrats individuels des interprètes recrutés. Ces contrats sont conformes au modèle officiel recommandé par l'AIIC (Association internationale des interprètes de conférence).

Nous veillerons également à ce que toute la documentation relative au congrès soit disponible et envoyée aux interprètes suffisamment à l'avance pour qu'ils puissent l'étudier.

Nous continuerons de faire le lien entre vous-même, l'organisateur du congrès et l'équipe d'interprètes. Nous veillerons à ce que les interprètes reçoivent bien les documents, à ce que les cabines soient correctement installées et en parfait état de fonctionnement, etc. Pendant le congrès ou la conférence, nous veillerons également à la bonne marche de que tout ce qui concerne l'interprétation.

Pour nous demander un devis gratuit, il vous suffit de nous téléphoner ou de compléter le formulaire en ligne.